Miriam, warum stellt der Konflikt zwischen Projekten und Tagesgeschäft so viele Unternehmen vor Probleme?
Miriam Schöniger: Das liegt daran, dass viele Organisationen keine klaren Strukturen und Prioritäten haben, um Projekte und das operative Tagesgeschäft effizient zu balancieren. Projekte werden häufig „nebenbei“ erledigt, was sowohl die Qualität der Ergebnisse als auch die Motivation der Mitarbeitenden schmälert. Gleichzeitig fehlt es oft an Transparenz darüber, welche Vorhaben tatsächlich strategisch relevant sind und welche vielleicht besser gestoppt werden sollten.
Wie kann Projekt-Portfolio-Management hier Abhilfe schaffen?
Miriam Schöniger: PPM sorgt dafür, dass Projekte und Tagesgeschäft nicht länger in Konkurrenz zueinanderstehen. Durch klare Prioritäten und eine zentrale Übersicht über alle Vorhaben kann entschieden werden, welche Projekte mit den verfügbaren Ressourcen realisierbar sind und welche gegebenenfalls zurückgestellt werden müssen. Außerdem hilft es, Freiräume für konzentrierte Projektarbeit zu schaffen, etwa durch feste Zeitblöcke, in denen keine operativen Aufgaben bearbeitet werden.
Kannst Du ein Beispiel nennen, wie PPM die Balance zwischen Projekten und Tagesgeschäft verbessern kann?
Miriam Schöniger: Ein Kunde von uns hat beispielsweise einen festen Vormittag pro Woche eingeführt, der ausschließlich für interne Projekte reserviert ist. Diese Zeiten sind im Organisationskalender blockiert, und in dieser Zeit finden keine Meetings oder operativen Aufgaben statt. Das Ergebnis: Projekte werden schneller und qualitativ besser abgeschlossen, und die Mitarbeitenden können sich in dieser Zeit voll auf kreative oder strategische Aufgaben konzentrieren.
Wie schafft PPM Transparenz über die laufenden Projekte und das Tagesgeschäft?
Miriam Schöniger: Das beginnt mit einem zentralen Backlog, in dem alle Projekte und operativen Aufgaben erfasst sind. Anhand klarer Kriterien – etwa dem Beitrag zu den Unternehmenszielen, der benötigten Zeit und den verfügbaren Ressourcen – werden diese priorisiert. Auf dieser Basis können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen, welche Vorhaben Vorrang haben und welche zurückgestellt werden müssen. Gleichzeitig sorgt ein regelmäßiges Reporting dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind.
Welche Grundpfeiler braucht ein erfolgreiches PPM?
Miriam Schöniger: Zunächst einmal klare Bewertungs- und Priorisierungskriterien, die direkt auf die Unternehmensziele einzahlen. Dann braucht es einen Projektsponsor aus dem Management, der die Vorhaben begleitet und unterstützt. Regelmäßige Abstimmungen zwischen Projektleitung und Tagesgeschäft sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass sich beide Bereiche nicht gegenseitig behindern.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die enge Abstimmung von IT und Fachbereichen. Gerade bei IT-Projekten sehen wir oft, dass Anforderungen nicht klar definiert werden. Das führt zu Fehlinvestitionen und enttäuschenden Ergebnissen. Mit einem strukturierten Anforderungsmanagement lässt sich dieses Risiko minimieren.
Was sind die langfristigen Vorteile von PPM?
Miriam Schöniger: PPM sorgt dafür, dass Projekte und Tagesgeschäft in einem klaren Rahmen koordiniert werden, was die Effizienz erheblich steigert. Mitarbeitende wissen genau, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Zielen beiträgt, was Motivation und Produktivität fördert. Gleichzeitig wird der Unternehmenserfolg durch die gezielte Steuerung der Vorhaben langfristig abgesichert. Ein transparenter Überblick über Projekte und operative Aufgaben beschleunigt zudem die Entscheidungsprozesse und macht die Organisation widerstandsfähiger gegen unerwartete Herausforderungen.
Projekt-Portfolio-Management ist nicht nur ein Werkzeug, um Projekte effizienter zu steuern. Es ist eine zentrale Strategie, um den oft schwierigen Spagat zwischen operativen Anforderungen und strategischen Zielen zu meistern. Mit klaren Strukturen und Prozessen bringt PPM Ordnung ins Chaos und legt den Grundstein für nachhaltigen Erfolg – in Projekten wie im Tagesgeschäft.
