Projekt-Portfolio
Management
Klarheit schaffen, Ziele erreichen.
Projekt-Portfolio Management
Klarheit schaffen, Ziele erreichen.
Der tägliche Kampf um Ressourcen.
Die richtigen Dinge tun.
Prioritäten & Ressourcen definieren
Projekt-Portfolio-Management (PPM) bietet eine klare Struktur, die diesen Konflikt entschärft. Durch Transparenz, Priorisierung und zielgerichtetes Ressourcenmanagement schafft es Orientierung und Identifikation – zwei essenzielle Faktoren für nachhaltigen Erfolg. AFFINITY Senior IT Management Consultant Miriam Schöniger erklärt, wie Unternehmen die Herausforderungen meistern können.
Projekt-Portfolio Management
Best Practices
FAQs
Sie fragen, wir antworten
Was ist Projektportfolio-Management (PPM)?
Projektportfolio-Management ist ein Steuerungsinstrument, das Unternehmen dabei unterstützt, strategische Ziele effizient zu erreichen. Es sorgt für Transparenz über laufende und geplante Projekte, ermöglicht eine optimale Ressourcenverteilung und minimiert Risiken.
Die Grundpfeiler eines erfolgreichen PPM sind:
- Alle Projekte werden zentral in einem Backlog erfasst.
- Projekte werden anhand klarer, strategischer Kriterien priorisiert.
- Jeder Projektinitiative wird ein Projektsponsor aus dem Management zugewiesen.
- Regelmäßige Berichte und definierte Kennzahlen stellen den Fortschritt sicher.
Diese Maßnahmen erhöhen die Effizienz und richten alle Vorhaben an den Unternehmenszielen aus.
Wie kann PPM Konflikte zwischen Projekten und Tagesgeschäft lösen?
PPM hilft, Spannungen durch klare Prioritäten und Strukturen zu entschärfen:
- Projekte mit strategischem Mehrwert werden bevorzugt.
- Zeitblöcke für ungestörte Projektarbeit fördern den Fortschritt.
- Eine zentrale Übersicht zeigt Ressourcenverteilung und Engpässe auf.
Eine Matrixorganisation kann das PPM ideal unterstützen. Denn sie reduziert typische Probleme in Silo-Strukturen, bei denen Projektleiter keinen direkten Zugriff auf Mitarbeitende haben und diese zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft aufgerieben werden. Durch klare Zuständigkeiten in der Matrix können Ressourcen gezielt zugewiesen und Interessenskonflikte minimiert werden. Dies fördert:
- Effiziente Nutzung von Ressourcen ohne große Umstrukturierungen.
- Flexibilität für innovative Vorhaben.
- Eine klare Abgrenzung zwischen Tagesgeschäft und Projekten.
Warum ist ein strukturiertes Anforderungsmanagement entscheidend?
Ein durchdachtes Anforderungsmanagement stellt sicher, dass Projekte den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation entsprechen. Es minimiert Fehlinvestitionen und sorgt dafür, dass Erwartungen zwischen IT und Fachbereichen frühzeitig abgestimmt werden.
Wie erhöht man die Akzeptanz für Projekte im Unternehmen?
Die Akzeptanz steigt, wenn Mitarbeitende den Nutzen und die Relevanz eines Projekts verstehen. Transparente Kommunikation, Einbindung der Teams und ein klarer Fokus auf konkrete Verbesserungen wie stabilere Prozesse oder neue Technologien fördern Motivation und Engagement.
Klare Laufzeiten können außerdem verhindern, dass Projekte sich zu „Dauerbaustellen“ entwickeln. Sie fördern fokussiertes Arbeiten, ermöglichen eine bessere Planung und stellen sicher, dass Ziele innerhalb eines definierten Rahmens erreicht werden. Diese Faktoren sind ebenfalls wesentliche Akzeptanzkriterien für Projekte im Unternehmen.
Was sind die Unterschiede zwischen Projekten, Multiprojekten und Programmen?
- Projekte: Einzelne Vorhaben mit klarem Ziel und definiertem Ende.
- Multiprojekte: Mehrere unabhängige Projekte, die parallel laufen und koordiniert werden müssen.
- Programme: Strategisch verbundene Projekte, die gemeinsam ein übergeordnetes Ziel verfolgen.
Ein Programmmanagement ist immer dann sinnvoll, wenn:
- Mehrere Projekte ein gemeinsames strategisches Ziel verfolgen.
- Es starke Abhängigkeiten zwischen Projekten gibt.
- Eine zentrale Steuerung notwendig ist, um die Projekte effektiv zu koordinieren.
Programme bieten eine übergeordnete Ebene, die sicherstellt, dass die Gesamtstrategie erfolgreich umgesetzt wird.
Welche Aufgaben hat ein Programmmanager?
Der Programmmanager ist für die Leitung und Steuerung eines Programms zuständig. Er:
Definiert strategische Ziele und kommuniziert sie an die Teams.
Koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Projekten.
Überwacht Fortschritte, Risiken und Kosten.
Er fungiert als Schnittstelle zwischen Management und operativer Ebene, um sicherzustellen, dass alle Projekte auf das Gesamtziel einzahlen.
Wir sind anders:
Wir versprechen nicht, wir liefern!
Unternehmen, die von unseren Dienstleistungen profitiert haben:
Brand Eins bestätigt erneut: Wir zählen zu den besten der Branche
Einmal im Jahr erstellen die Online-Plattform Statista und die Wirtschaftszeitschrift brand eins eine umfassende Liste mit den besten Unternehmensberatungen in ganz Deutschland. Und wir sind dabei – zum dritten Mal in Folge.
