Ziele effektiv erreichen
Unternehmen kämpfen oft damit, strategische Vorhaben gegen das Tagesgeschäft zu verteidigen. Trotz klar kommunizierter Strategien entstehen Konflikte, wenn Management und Mitarbeitende unterschiedliche Perspektiven haben. Die Frage lautet: Wie lassen sich diese Divergenzen überwinden und gleichzeitig langfristige Unternehmensziele effizient erreichen?
Warum divergieren die Prioritäten zwischen Management und Mitarbeitenden?
Das Management sieht Projekte strategisch: Neue Technologien, Prozesse oder Strukturen sollen langfristig die Wettbewerbsfähigkeit steigern und Innovation fördern.
Die Mitarbeitenden empfinden Projekte hingegen oft als zusätzliche Belastung neben dem Tagesgeschäft – ohne erkennbaren direkten Nutzen für ihre Arbeit.
Die Ursache liegt häufig in:
- Fehlender Identifikation mit Projektzielen: Mitarbeitende verstehen nicht, wie das Projekt ihre Arbeit verbessert oder zum Unternehmenserfolg beiträgt.
- Unklaren Anforderungen: Projekte starten ohne präzise Zieldefinitionen, was zu Missverständnissen und Ineffizienz führt.
- Konkurrenz mit dem Tagesgeschäft: Operative Aufgaben haben Vorrang, wodurch strategische Projekte ausgebremst werden.
Wie löst strategisches Projektportfolio-Management (PPM) diese Konflikte?
PPM ist ein Werkzeug, das operative Ressourcen mit strategischen Projekten harmonisiert. Es bietet eine klare Struktur, um Prioritäten zu setzen und Konflikte zu minimieren:
1. Klare Anforderungen definieren
Ein strukturiertes Anforderungsmanagement legt den Grundstein für den Projekterfolg. Statt Projekte schnell und unüberlegt zu starten, sollten Unternehmen sich Zeit für die präzise Definition von Zielen nehmen.
Beispiel: Ein Projekt sollte nicht als „Einführung von Software XY“ starten, sondern als „Effizienzsteigerung durch neue Managementprozesse“. Klare Ziele geben allen Beteiligten Orientierung und verhindern Missverständnisse.
2. Einheitlicher Projektüberblick
Ein strukturiertes Projektportfolio-Board erfasst alle laufenden und geplanten Initiativen. Verantwortliche erkennen dadurch Abhängigkeiten, Engpässe und Auslastungsgrade frühzeitig. Projekte, die keine nennenswerten Effekte mehr bieten, können rechtzeitig eingestellt werden.
3. Risiken aktiv managen
Ein wesentlicher Bestandteil erfolgreichen Projektportfolio-Managements ist das Risikomanagement.
- Frühzeitige Identifikation von Risiken ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Minimierung von Unsicherheiten.
- Regelmäßige Updates und Kommunikation sorgen dafür, dass alle Beteiligten informiert bleiben und angemessen reagieren können.
Übertragen auf Projekte könnte dies bedeuten: Wenn bei einem geplanten Vorhaben eine Ressourcenknappheit absehbar ist, sollten frühzeitig Alternativen geprüft werden – etwa durch Umschichtung von Kapazitäten oder Anpassung des Projektumfangs. Dieses Vorgehen erhöht die Planbarkeit und verbessert die Erfolgsaussichten erheblich.
4. Grenzen und Laufzeiten klar definieren
Unklare Projektgrenzen führen oft dazu, dass Projekte sich endlos hinziehen. Eine klare Struktur verhindert solche „unendlichen Geschichten“.
- Feste Laufzeiten: Projekte sollten zeitlich begrenzt sein, z. B. drei Monate für interne Vorhaben.
- Eindeutige Abnahmekriterien: Jedes Projekt braucht definierte Ziele, die messbar und überprüfbar sind.
Die Rolle des Projektmanagers und des PMO (Projektmanagement Office)
Ein erfahrener Projektmanager bildet die entscheidende Brücke zwischen strategischen Zielen und der operativen Umsetzung. Seine Hauptaufgabe ist es, sicherzustellen, dass Projekte effizient gesteuert und erfolgreich abgeschlossen werden. Dafür koordiniert er die Aufgaben des Teams, setzt Prioritäten und überwacht den Fortschritt, um Konflikte frühzeitig zu lösen. Gleichzeitig agiert er als Schnittstelle zwischen der Führungsebene und den Projektteams, um klare Kommunikation und eine einheitliche Ausrichtung zu gewährleisten.
Ein gut organisiertes Projektmanagement Office (PMO) unterstützt den Projektmanager maßgeblich. Es entlastet ihn, indem es administrative Aufgaben übernimmt, ein zentrales Datenmanagement aufbaut und Prozesse standardisiert. Dadurch werden Entscheidungsfindungen beschleunigt und die Effizienz der gesamten Projektorganisation gesteigert. In der Zusammenarbeit zwischen Projektmanager und PMO entsteht eine starke Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement.
Fazit: Kluges PPM als Erfolgsfaktor
Projektportfolio-Management bringt operative Anforderungen und strategische Ziele in Einklang. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten den Sinn der Projekte verstehen und die Rahmenbedingungen stimmen. So steigern Unternehmen nicht nur ihren Projekterfolg, sondern auch Motivation und Identifikation ihrer Mitarbeitenden – ein echter Gewinn für die gesamte Organisation.
